Si vous utilisez un standard téléphonique pour votre entreprise, vous savez à quel point il est important de personnaliser les règles de gestion des appels. Cela peut aider à garantir que les appels entrants sont acheminés vers les bonnes personnes et que les clients reçoivent un service de qualité. Dans cet article, nous vous donnerons des astuces pour personnaliser les règles de gestion des appels avec votre standard téléphonique.
Les menus vocaux sont un excellent moyen d'acheminer les appels entrants vers les bonnes personnes ou les bons services. Vous pouvez configurer des options de menu vocal pour permettre aux appelants de sélectionner l'option qui correspond à leur demande, par exemple, "Pour le service client, appuyez sur 1", "Pour le service des ventes, appuyez sur 2", etc. Cela aidera à réduire le temps d'attente et à améliorer l'expérience client.
Les renvois d'appel peuvent être utilisés pour acheminer les appels entrants vers un autre numéro de téléphone, tel qu'un téléphone mobile, si personne n'est disponible pour répondre à l'appel sur le téléphone de bureau. Vous pouvez également configurer des renvois d'appel pour acheminer les appels vers une boîte vocale ou un service de messagerie vocal, où les appelants peuvent laisser un message.
Si votre entreprise n'est pas ouverte 24 heures sur 24, vous pouvez configurer des horaires d'ouverture pour votre standard téléphonique. Cela permettra aux appelants de savoir quand ils peuvent vous contacter et quand ils doivent appeler plus tard. Vous pouvez également configurer des messages d'accueil en fonction des horaires d'ouverture, par exemple, "Notre bureau est actuellement fermé. Veuillez nous contacter pendant nos heures d'ouverture".
Si vous avez plusieurs employés qui répondent aux appels, vous pouvez configurer des groupes de sonnerie pour que tous les téléphones sonnent en même temps lorsque quelqu'un appelle le numéro de téléphone de l'entreprise. Cela permettra de garantir qu'aucun appel n'est manqué et que les clients sont rapidement pris en charge.
Si personne n'est disponible pour répondre à un appel, vous pouvez configurer une messagerie vocale pour que les appelants puissent laisser un message. Assurez-vous que le message d'accueil est clair et précis, et qu'il indique clairement ce que les appelants doivent faire pour laisser un message. Vous pouvez également configurer une notification par e-mail ou par SMS pour vous informer lorsque vous avez reçu un nouveau message vocal.
La plupart des standards téléphoniques modernes disposent de nombreuses fonctionnalités avancées qui vous permettent de personnaliser les règles de gestion des appels. Par exemple, vous pouvez définir des heures d'ouverture et de fermeture, des règles de transfert d'appel, des files d'attente, des messages d'accueil personnalisés, etc.
Si vous disposez de plusieurs lignes téléphoniques, vous pouvez les utiliser pour personnaliser les règles de gestion des appels. Par exemple, vous pouvez configurer chaque ligne pour qu'elle réponde à un type spécifique d'appel ou pour qu'elle achemine les appels vers un groupe spécifique d'agents.
Si vous utilisez une solution de téléphonie IP, vous pouvez personnaliser les règles de gestion des appels en utilisant des fonctionnalités avancées telles que la numérotation abrégée, les règles de routage, les files d'attente, etc. La téléphonie IP vous permet également de gérer vos appels à distance à partir de n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet.
Il existe de nombreuses applications de gestion des appels qui vous permettent de personnaliser les règles de gestion des appels en fonction de vos besoins spécifiques. Ces applications vous permettent de créer des scénarios d'appels, des files d'attente, des groupes d'agents, etc. Certaines applications vous permettent même de suivre les appels en temps réel et de générer des rapports détaillés sur les performances de votre centre d'appels.
Enfin, la clé d'une bonne gestion des appels est de former votre personnel. Assurez-vous que vos agents connaissent les règles de gestion des appels et qu'ils sont capables de les mettre en œuvre de manière efficace. Si nécessaire, organisez des sessions de formation régulières pour votre personnel afin de maintenir leurs compétences à jour.
Personnaliser les règles de gestion des appels avec votre standard téléphonique peut aider à améliorer l'expérience client et à garantir que les appels sont rapidement pris en charge. En utilisant les astuces que nous avons fournies dans cet article, vous pouvez configurer votre standard téléphonique pour répondre aux appels.
