La téléphonie est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à maintenir une relation client de qualité. Cependant, les appels entrants peuvent vite devenir une source de perturbation pour les commerces qui sont occupés à gérer leur activité. Comment faire pour trier les appels non urgents et se concentrer sur les appels importants ? Voici quelques astuces.
La plupart des centres d'appels ont un système de filtrage qui permet de trier les appels entrants selon leur niveau d'urgence. Les appels urgents sont traités en priorité tandis que les appels moins importants sont renvoyés vers un service spécifique ou sont laissés en attente jusqu'à ce qu'un opérateur soit disponible pour les prendre en charge.
Un système de répondeur peut également être utilisé pour filtrer les appels entrants. Dans ce cas, un message vocal est enregistré pour informer les appelants que leur appel sera pris en compte dès que possible. Cela permet aux opérateurs de se concentrer sur les appels urgents et de ne pas être perturbés par les appels moins importants.
Pour gérer efficacement les appels sortants, il est recommandé d'utiliser un logiciel de CRM (Gestion de la Relation Client). Ce logiciel permet de suivre les appels sortants et de s'assurer qu'ils sont bien ciblés et pertinents. De plus, un logiciel de CRM permet de personnaliser les appels sortants et d'améliorer la qualité de la relation client.
Un script d'appel peut également être établi pour guider les opérateurs lors des appels sortants. Ce script permet de se concentrer sur les éléments clés de l'appel et de s'assurer que toutes les informations importantes sont transmises aux clients. Cela permet également de maintenir une certaine cohérence dans la communication de l'entreprise.
Pour les entreprises qui reçoivent un grand nombre d'appels entrants et sortants, il peut être judicieux d'externaliser la gestion des appels. Dans ce cas, une plateforme téléphonique est mise en place pour gérer les appels à la place de l'entreprise. Cela permet de réduire la charge de travail des opérateurs internes et de se concentrer sur les appels les plus importants.
Un centre d'appels peut également être utilisé pour gérer les appels de l'entreprise. Dans ce cas, les appels entrants et sortants sont pris en charge par des opérateurs spécialisés qui sont formés pour maintenir une relation client de qualité. Cela permet à l'entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en offrant un service de qualité à ses clients.
La gestion des appels entrants et sortants peut vite devenir une source de stress pour les entreprises qui cherchent à maintenir une relation client de qualité.
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