Faire une redirection d'appel en fonction des heures d'ouverture

May 7, 2024
Faire une redirection d'appel en fonction des heures d'ouverture

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La gestion des appels téléphoniques est essentielle pour toute entreprise souhaitant améliorer sa relation client. Cependant, il peut être difficile de répondre à chaque appel entrant et sortant, en particulier pendant les périodes de pointe. Heureusement, il existe des astuces pour personnaliser la redirection d'appel en fonction des heures d'ouverture de votre entreprise. Dans cet article, nous allons vous présenter plusieurs méthodes pour adapter la redirection des appels téléphoniques selon vos besoins. Redirigez vos appels en fonction de vos heures d'ouverture avec Districall

Districall : la solution mobile essentielle pour la redirection d'appel professionnel

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Districall est une application mobile conçue pour les entreprises, entrepreneurs et indépendants qui recherchent une solution simple et efficace pour gérer leurs appels professionnels sans utiliser plusieurs numéros personnels. Dotée d'un numéro unique (01, 02, 03, 04, 05 ou 09), Districall facilite grandement la gestion des appels entrants et sortants, offrant ainsi une expérience optimale pour les clients et les collaborateurs. Découvrez tout sur Districall et son numéro fixe

Avec Districall, il n'a jamais été aussi facile de gérer les appels entrants et de partager un numéro professionnel fixe avec plusieurs collaborateurs. L'application mobile permet de consulter l'historique des appels, de rappeler les clients en affichant le numéro unique et de gérer la disponibilité (ON/OFF) des collaborateurs en temps réel. Grâce à ses fonctionnalités avancées, Districall garantit une répartition équilibrée des appels et une gestion efficace de la disponibilité des collaborateurs.

Pourquoi personnaliser la redirection d'appel?

La personnalisation de la redirection d'appel peut être utile dans de nombreuses situations. Par exemple, si votre entreprise est fermée le week-end, vous pouvez rediriger les appels vers un répondeur automatique ou vers une boîte vocale qui permettra aux clients de laisser un message. Si votre entreprise a des heures d'ouverture variables, vous pouvez rediriger les appels vers un numéro d'urgence en dehors des heures d'ouverture normales.

La personnalisation de la redirection d'appel est cruciale pour optimiser la gestion de la téléphonie au sein d'une entreprise et offrir une expérience client inégalée. Cela permet non seulement d'améliorer la communication, mais aussi d'assurer une gestion efficace des appels téléphoniques entrants et sortants sur les lignes fixes et mobiles. Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel de personnaliser la redirection d'appel et d'activer le transfert d'appels selon les besoins de votre entreprise.

Adaptabilité aux horaires de votre entreprise

Les entreprises ont souvent des horaires d'ouverture variables et des périodes de pointe différentes. La personnalisation de la redirection d'appel vous permet de gérer les appels entrants et sortants en fonction de ces horaires et de rediriger les appels vers des services téléphoniques adaptés, tels que des lignes fixes ou mobiles, des services de messagerie vocale ou des centres d'appels.

  1. Horaires d'ouverture variables : Certaines entreprises peuvent choisir d'avoir des horaires d'ouverture variables en fonction des besoins de leur clientèle. Par exemple, un restaurant peut avoir des horaires d'ouverture prolongés le week-end pour accueillir davantage de clients.
  2. Gestion des périodes de pointe : Les entreprises peuvent identifier les périodes de pointe où elles reçoivent un grand nombre d'appels ou de demandes et ajuster leur personnel en conséquence. Cela peut impliquer l'embauche de personnel supplémentaire ou la mise en place de systèmes de gestion des files d'attente pour gérer efficacement les demandes pendant les périodes occupées.
  3. Services de messagerie vocale : Les entreprises peuvent utiliser des services de messagerie vocale pour rediriger les appels en dehors des heures d'ouverture. Les appelants peuvent laisser un message vocal, et l'entreprise peut y répondre ultérieurement.
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Gestion des appels en cas d'absence

Si vous n'êtes pas disponible pour répondre aux appels téléphoniques, la personnalisation de la redirection d'appel vous permet de transférer les appels vers d'autres numéros, des services de permanence téléphonique, des boîtes vocales ou des services d'urgence.

  1. Transfert d'appels : Vous pouvez configurer un transfert d'appels vers un autre numéro de téléphone, tel que celui d'un collègue ou d'un service de permanence téléphonique. Ainsi, les appelants seront dirigés vers une personne ou une équipe capable de répondre à leurs demandes.
  2. Service de permanence téléphonique : Les services de permanence téléphonique sont des services tiers qui prennent en charge la gestion des appels en votre absence. Ils peuvent répondre aux appels au nom de votre entreprise, prendre des messages, fournir des informations de base ou transférer les appels vers les personnes appropriées.
  3. Boîte vocale : Vous pouvez configurer une boîte vocale pour que les appelants puissent laisser un message vocal en votre absence. Assurez-vous de fournir des instructions claires sur la façon de laisser un message et indiquez clairement que vous répondrez dans les meilleurs délais.

Comment personnaliser la redirection d'appel?

Il existe plusieurs façons de personnaliser la redirection d'appel en fonction des heures d'ouverture de votre entreprise. Voici quelques astuces utiles :

Utilisez un système de redirection d'appel automatisé

Les systèmes de redirection d'appel automatisé sont très pratiques pour gérer les appels téléphoniques en dehors des heures d'ouverture. Vous pouvez configurer le système pour qu'il redirige les appels vers différents numéros ou boîtes vocales en fonction de l'heure de la journée ou du jour de la semaine. De cette manière, vous pouvez être sûr que les appels sont traités correctement même en dehors des heures d'ouverture.

La configuration du système peut être personnalisée selon vos besoins spécifiques. Vous pouvez enregistrer des messages vocaux d'accueil pour informer les appelants sur les horaires d'ouverture, les options disponibles ou toute autre information pertinente. Les options de menu peuvent également être configurées pour guider les appelants vers les services appropriés en fonction de leurs besoins.

Les systèmes de redirection d'appels automatisés offrent des avantages tant pour les entreprises que pour les appelants. Pour les entreprises, ils permettent de gérer les appels de manière efficace en redirigeant les appelants vers les services appropriés, en réduisant le temps d'attente et en améliorant l'expérience client. Pour les appelants, cela garantit qu'ils sont pris en charge même en dehors des heures d'ouverture, en leur offrant des options de contact et en leur permettant de laisser des messages pour un suivi ultérieur.

Utilisez un standard téléphonique

Un standard téléphonique est une autre option pour personnaliser la redirection d'appel. Vous pouvez configurer le standard pour qu'il redirige les appels vers différentes extensions en fonction de l'heure de la journée. De cette manière, vous pouvez facilement rediriger les appels vers différents départements ou employés en fonction de leurs horaires de travail.

En utilisant un standard téléphonique, vous pouvez également fournir des options de menu à vos appelants, leur permettant de sélectionner le service ou le département souhaité. Cela facilite la navigation des appelants vers la bonne personne ou équipe dès le départ, réduisant ainsi les transferts d'appels inutiles et améliorant l'efficacité de la communication.

Un autre avantage du standard téléphonique est sa capacité à gérer les files d'attente d'appels. Si tous les employés ou extensions sont occupés, le standard téléphonique peut placer les appelants en file d'attente et leur fournir des messages d'attente ou des informations sur le temps d'attente prévu. Lorsqu'un employé devient disponible, le prochain appel est automatiquement dirigé vers lui.

De plus, certains standards téléphoniques offrent des fonctionnalités avancées telles que l'enregistrement des appels, la messagerie vocale, la transcription des messages vocaux, les rappels automatiques, etc., pour une gestion plus complète des appels téléphoniques. Découvrez Districall et son standard téléphonique intuitif

Utilisez un service de permanence téléphonique

Si vous ne pouvez pas répondre aux appels téléphoniques en personne, vous pouvez utiliser un service de permanence téléphonique. Ce service est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et peut répondre aux appels en votre nom. Vous pouvez personnaliser le service pour qu'il réponde aux appels de manière professionnelle et personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise.

En utilisant ces astuces, vous pouvez personnaliser efficacement la redirection d'appel en fonction des heures d'ouverture de votre entreprise et fournir un service de qualité à vos clients. N'oubliez pas que la gestion des appels téléphoniques est une partie essentielle de la relation client et que chaque appel est une opportunité de renforcer cette relation.

Lorsque vous utilisez un service de permanence téléphonique, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez fournir aux opérateurs des informations spécifiques sur votre entreprise, vos produits ou services, ainsi que des instructions détaillées sur la manière de gérer les appels. Cela permet aux opérateurs de répondre aux appels de manière professionnelle et de fournir des réponses appropriées aux questions fréquentes.

De plus, certains services de permanence téléphonique offrent la possibilité de transmettre les messages ou les informations importantes directement à votre équipe via des e-mails, des SMS ou d'autres canaux de communication. Cela vous permet de rester informé des appels entrants et de prendre les mesures appropriées en conséquence.

L'utilisation d'un service de permanence téléphonique peut également réduire le temps d'attente pour les appelants. Les opérateurs peuvent gérer les appels de manière efficace, en dirigeant les appelants vers les bonnes personnes ou en prenant des messages précis pour un suivi ultérieur.

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Utiliser des numéros de téléphone spécifiques

La première astuce consiste à utiliser des numéros de téléphone différents pour les appels téléphoniques entrants et sortants. En effet, en utilisant des numéros spécifiques, vous pouvez facilement différencier les appels et les rediriger vers le bon service. Vous pouvez également utiliser des numéros spécifiques pour les appels en dehors des heures d'ouverture, afin de les rediriger vers un service de messagerie vocale. Cette pratique permet d'organiser et de filtrer les appels entrants et sortants, d'améliorer la productivité de votre entreprise et d'offrir une expérience client optimale. Voici quelques avantages de l'utilisation de numéros de téléphone spécifiques pour la redirection d'appel :

Gestion des appels entrants

Grâce à des numéros de téléphone dédiés pour différentes fonctions ou services téléphoniques, vous pouvez facilement identifier et transférer les appels vers les bonnes personnes ou services au sein de votre organisation. Cela permet de minimiser les pertes de temps et d'assurer que les appels sont correctement acheminés vers les correspondants appropriés.

L'utilisation de numéros de téléphone dédiés permet d'identifier clairement le but de l'appel et de le diriger vers la personne ou le service approprié. Par exemple, vous pouvez avoir un numéro de téléphone spécifique pour le service client, un autre pour les ventes, un autre pour le support technique, et ainsi de suite. Cela facilite la gestion des appels entrants et permet aux appelants d'être rapidement mis en contact avec la personne ou le service capable de répondre à leurs besoins spécifiques.

En utilisant cette approche, vous pouvez minimiser les pertes de temps liées aux transferts d'appels inutiles ou aux appels qui sont mal acheminés. Les appelants sont directement dirigés vers la personne ou le service approprié dès le départ, ce qui réduit les frustrations et améliore l'efficacité de la communication.

Il est important de bien organiser et communiquer les numéros de téléphone dédiés à vos clients et partenaires. Cela peut être fait à travers votre site web, vos supports marketing, vos signatures d'e-mail, etc. Assurez-vous de fournir des instructions claires sur la façon d'utiliser les numéros de téléphone appropriés et d'informer vos appelants des heures d'ouverture et des disponibilités des différents services.
Consultez notre article sur le partage d'appel à plusieurs

Répartition des appels sortants

L'utilisation de numéros spécifiques pour les appels sortants vous permet d'organiser et de suivre les appels émis par votre entreprise. Vous pouvez ainsi déterminer les volumes d'appels pour chaque service, évaluer l'efficacité de vos campagnes téléphoniques

L'utilisation de numéros spécifiques pour les appels sortants offre plusieurs avantages. Tout d'abord, cela facilite le suivi et l'analyse des appels émis par votre entreprise. En attribuant des numéros spécifiques à chaque service ou à chaque campagne téléphonique, vous pouvez suivre le nombre d'appels effectués, la durée des appels et d'autres statistiques pertinentes. Cela vous permet d'évaluer l'efficacité de vos efforts de communication et de prendre des décisions éclairées pour améliorer les performances.

De plus, l'utilisation de numéros spécifiques pour les appels sortants vous permet de répartir efficacement les appels vers les bonnes personnes ou équipes. Par exemple, vous pouvez attribuer un numéro spécifique à votre équipe commerciale pour les appels de prospection, un autre numéro à votre équipe de support pour les appels d'assistance client, et ainsi de suite. Cela permet d'assurer que les appels sont dirigés vers les personnes les plus compétentes pour répondre aux demandes spécifiques des appelants.

L'organisation des appels sortants avec des numéros spécifiques peut également améliorer la productivité de votre équipe. En ayant des numéros dédiés, vous pouvez éviter les conflits de numérotation et les appels interrompus. De plus, vous pouvez facilement identifier les appels manqués ou non traités, ce qui vous permet de les suivre et de les traiter en conséquence.

Mettre en place un centre d'appel

Un centre d'appel est une solution efficace pour gérer les appels téléphoniques. Vous pouvez mettre en place un centre d'appel interne ou externalisé pour répondre aux appels entrants et sortants. Vous pouvez également utiliser un centre d'appel pour gérer les appels en dehors des heures d'ouverture, afin de rediriger les appels vers un service de messagerie vocale ou vers des agents disponibles.

Utiliser la technologie de la voix sur IP

La technologie de la voix sur IP (VoIP) est une solution efficace pour personnaliser la redirection des appels téléphoniques en fonction des heures d'ouverture de votre entreprise. Grâce à cette technologie, vous pouvez facilement rediriger les appels vers un autre numéro de téléphone ou vers un service de messagerie vocale. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de messagerie vocale pour laisser des messages à vos clients en dehors des heures d'ouverture.

Utiliser des règles de routage d'appel

Les règles de routage d'appel sont une fonctionnalité utile pour personnaliser la redirection des appels téléphoniques. Vous pouvez définir des règles pour rediriger les appels vers des numéros spécifiques en fonction de l'heure de la journée, du jour de la semaine ou du numéro de l'appelant. Cette fonctionnalité vous permet de rediriger les appels vers différents services en fonction de vos besoins.

L'une des principales utilisations des règles de routage d'appel est la redirection en fonction de l'heure de la journée. Vous pouvez configurer des règles pour rediriger les appels vers différents numéros de téléphone ou services en fonction des heures d'ouverture de votre entreprise. Par exemple, en dehors des heures d'ouverture, les appels peuvent être automatiquement transférés vers un service de messagerie vocale ou vers un numéro de téléphone mobile d'urgence. Cela permet de s'assurer que les appels sont correctement pris en charge, même en dehors des heures normales.

De plus, les règles de routage d'appel peuvent être basées sur le jour de la semaine. Par exemple, si vous avez des horaires d'ouverture différents le week-end, vous pouvez configurer des règles pour que les appels soient acheminés vers les bons services ou numéros de téléphone en conséquence. Cela garantit une redirection appropriée des appels, adaptée aux horaires spécifiques de chaque jour de la semaine.

Une autre utilisation des règles de routage d'appel est la redirection basée sur le numéro de l'appelant. Vous pouvez configurer des règles pour que certains numéros soient redirigés vers des équipes ou des services spécifiques. Par exemple, si vous avez des clients VIP ou des partenaires privilégiés, vous pouvez attribuer des règles pour que leurs appels soient directement acheminés vers un représentant dédié.

Utiliser un logiciel de gestion des appels téléphoniques

Un logiciel de gestion des appels téléphoniques est une solution efficace pour améliorer la gestion des appels entrants et sortants. Ce type de logiciel vous permet de personnaliser la redirection des appels en fonction des heures d'ouverture de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser cette solution pour gérer les appels en dehors des heures d'ouverture, en redirigeant les appels vers un service de messagerie vocale ou en utilisant la fonctionnalité de rappel automatique.

En somme, les astuces de la redirection d'appels offrent une multitude d'avantages pour les entreprises et les professionnels en quête d'une gestion simplifiée et efficace de leurs communications. Que ce soit grâce à des solutions innovantes telles que Districall ou d'autres méthodes de redirection, les utilisateurs peuvent désormais gérer leurs appels entrants et sortants avec une flexibilité et une personnalisation inégalées. Ces techniques de gestion d'appels permettent ainsi d'améliorer la productivité, de renforcer l'image professionnelle et de garantir une meilleure expérience pour les clients et les collaborateurs.

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