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Comment optimiser la répartition des appels entre les associés?

May 25, 2023
Comment optimiser la répartition des appels entre les associés?

Les avantages d'une répartition efficace et les moyens de l'atteindre

Dans une entreprise, il est important de gérer efficacement les appels téléphoniques pour assurer une bonne communication avec les clients et les partenaires commerciaux. La répartition des appels entre les associés peut jouer un rôle clé dans cette gestion.

Un des avantages d'une répartition efficace des appels est qu'elle permet de ne pas manquer de clients potentiels. En effet, si un client appelle et tombe sur une messagerie vocale ou sur un collaborateur occupé, il pourrait ne pas rappeler et aller chercher la concurrence. En répartissant les appels entre les associés, il est plus probable qu'un d'entre eux soit disponible pour répondre à l'appel et établir un contact avec le client. Cela améliore la satisfaction client en offrant un service plus réactif et en évitant les pertes potentielles de prospects. De plus, une répartition équitable des appels permet de soulager la charge de travail de chaque collaborateur et de favoriser une meilleure gestion du temps. Cela peut contribuer à une plus grande efficacité de l'équipe et à une meilleure productivité globale.

En répartissant les appels de manière équilibrée, chaque collaborateur peut se concentrer sur les tâches qui lui incombent, sans être constamment interrompu par des appels téléphoniques. Cela permet d'optimiser la gestion du temps et des ressources, en évitant les doublons ou les retards dans le traitement des demandes.

Il existe plusieurs moyens de répartir les appels entre les associés :

  • La méthode de rotation, où les appels sont attribués à chaque collaborateur à tour de rôle.
  • La méthode aléatoire, où les appels sont attribués de manière aléatoire à un collaborateur disponible. Ces outils permettent d'automatiser certaines tâches, d'améliorer la productivité et de garantir un service de qualité aux clients.

Une application de gestion des appels offre des fonctionnalités avancées telles que la possibilité de consulter l'historique des appels, de rappeler les clients en accéléré le numéro unique de l'entreprise et de gérer la disponibilité des collaborateurs pour répondre aux appels entrants. Cela permet d'améliorer la réactivité et la satisfaction des clients.

Un système de messagerie automatique peut également être intégré pour offrir une réponse automatique aux appels ou aux messages vocaux lorsque tous les collaborateurs sont occupés ou en dehors des heures de travail. Cela permet de rassurer les clients en leur fournissant une réponse rapide et en les informant sur la prise en charge de leur demande.

En utilisant ces outils, vous pouvez optimiser la gestion des appels au sein de votre entreprise, améliorer l'efficacité opérationnelle et offrir un service professionnel à vos clients. Cela contribue à renforcer l'image de votre entreprise et à fidéliser votre clientèle.

N'oubliez pas d'évaluer et d'ajuster régulièrement votre système de gestion des appels en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise et des retours des clients. En adoptant une approche proactive et en utilisant les bonnes ressources, vous pouvez réduire votre facture de téléphone fixe tout en maintenant un niveau de service élevé pour votre entreprise.

Il est important de noter que la répartition des appels ne doit pas être figée et doit être régulièrement revue et adaptée aux besoins changeants de l'entreprise. Il est également important de fournir aux collaborateurs les outils nécessaires pour gérer efficacement les appels, comme une application de gestion des appels ou un système de messagerie automatique.

En résumé, une répartition efficace des appels entre les associés peut améliorer la communication avec les clients et les partenaires commerciaux, et éviter de manquer des opportunités commerciales. Il existe plusieurs moyens de répartir les appels, qui peuvent être combinés selon les besoins de l'entreprise. Il est important de régulièrement revoir et adapter la répartition des appels pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise. Cette flexibilité permet à l'entreprise de rester réactive et d'optimiser son service client. En analysant les statistiques d'appels et en utilisant des outils de suivi des appels, vous pouvez identifier les tendances et les photos d'appels, ce qui vous permet d'allouer les ressources nécessaires aux moments clés.

Lire notre article sur la répartition des appels avec Districall.

Explication des fonctionnalités de redirection d'appel et de disponibilité des collaborateurs

Districall est un service qui permet aux entreprises et aux organisations d'avoir un seul numéro de téléphone pour leur entreprise ou service, et d'associer plusieurs collaborateurs qui peuvent non seulement répondre aux appels mais aussi passer des appels en utilisant le numéro fourni. L'un des principaux avantages de Districall est sa capacité à répartir les appels entre les collaborateurs de manière efficace.

Lorsqu'un administrateur (une société) prend un abonnement Districall, nous lui fournissons un numéro unique non surtaxé. Tous les collaborateurs renseignés par l’administrateur ont accès à une application mobile sur laquelle ils se connectent grace à leur numéro de téléphone. Les appels vers le numéro fourni seront rediriger vers chacun des collaborateurs, soit en ordre prédéfini soit via une méthode aléatoire.

Cela signifie que si un client appelle le numéro de l'entreprise, l'appel sera automatiquement redirigé vers le collaborateur suivant si celui qui répondait initialement est occupé ou indisponible. Cela permet de s'assurer que chaque appel est pris en charge rapidement et efficacement.

En outre, chaque collaborateur a la possibilité de se mettre ON (disponible) ou OFF (indisponible) afin de recevoir ou non les appels. Cela permet de s'assurer que les collaborateurs ne sont pas dérangés pendant qu'ils sont en réunion ou en vacances, par exemple.

En somme, Districall offre une solution efficace pour répartir les appels entre les collaborateurs d'une entreprise ou d'une organisation, en utilisant des fonctionnalités de redirection d'appel et de disponibilité des collaborateurs. Cela permet de s'assurer que chaque appel est pris en charge rapidement et efficacement, améliorant ainsi l'expérience client.

Voici notre article qui explique comment configurer la redirection des appels.

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