Gérer les appels entrants et sortants avec un de routage d'appel?

Apr 12, 2024
Gérer les appels entrants et sortants avec un de routage d'appel?

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Introduction

Les systèmes de routage d'appel sont devenus indispensables dans le monde des affaires pour gérer efficacement les appels entrants et sortants. Mais comment choisir le système de routage d'appel le mieux adapté à vos besoins ? Dans cet article, nous allons vous donner des conseils et des astuces pour vous aider à gérer vos appels téléphoniques de manière efficace.

Les avantages du système de routage d'appel

Le système de routage d'appel offre de nombreux avantages pour les entreprises, tels que la gestion des appels entrants et sortants, la messagerie vocale, la VoIP, les appels simultanés, la gestion de la musique d'attente et bien plus encore.

Les appels entrants

Le système de routage d'appel permet de gérer les appels entrants en les redirigeant vers le bon service ou la bonne personne. Les appels peuvent être transférés vers différents postes téléphoniques, des lignes fixes ou mobiles, ou vers des messageries vocales. Cela permet de réduire le temps d'attente des clients et d'assurer une réponse rapide à leurs demandes. Une gestion efficace des appels entrants est essentielle pour garantir la satisfaction des clients et maintenir une bonne réputation pour l'entreprise. En redirigeant les appels vers le bon service ou la bonne personne, le système de routage d'appel optimise la communication interne, évitant ainsi les pertes de temps inutiles. De plus, en dirigeant les appels vers des lignes fixes ou mobiles, les entreprises peuvent répondre aux clients où qu'ils se trouvent, renforçant ainsi leur accessibilité et leur flexibilité. La possibilité de transférer les appels vers des messageries vocales permet également de ne pas manquer les appels importants en cas d'indisponibilité temporaire. Dans l'ensemble, le système de routage d'appel joue un rôle clé dans l'amélioration de l'expérience client, en assurant une gestion efficace des appels entrants et en garantissant une réponse rapide et adaptée à leurs besoins.

Les appels sortants

Le système de routage d'appel permet également de gérer les appels sortants. Il permet d'afficher un numéro unique pour toutes les lignes sortantes, d'automatiser les appels sortants pour des campagnes marketing ou de sondages, et d'enregistrer des messages vocaux pour un rappel ultérieur. Cela permet d'optimiser le temps des employés et d'augmenter la productivité de l'entreprise.

Un système de routage d'appel offre plusieurs avantages pour les entreprises, tels que la gestion des appels entrants et sortants, la messagerie vocale, la VoIP, les appels simultanés, la musique d'attente, etc. Voici quelques-uns des avantages majeurs :

Messagerie vocale et boîte vocale personnalisée

Les systèmes de routage d'appel permettent de mettre en place des répondeurs et des boîtes vocales personnalisées pour chaque poste téléphonique, que ce soit sur un téléphone fixe, un téléphone mobile ou un téléphone VoIP. Cela permet aux clients d'obtenir des informations adaptées à leurs besoins et aux employés de ne pas manquer d'appels importants. Grâce à la messagerie vocale et aux boîtes vocales personnalisées, les entreprises peuvent offrir une expérience client améliorée et une communication plus efficace. Les clients peuvent laisser des messages détaillés et recevoir des réponses spécifiques à leurs demandes, ce qui renforce la satisfaction et la fidélité. De plus, les employés peuvent gérer efficacement leurs appels en personnalisant leurs boîtes vocales avec des messages d'accueil professionnels et des options de redirection d'appels. Cela garantit qu'ils restent connectés et réactifs aux besoins des clients, même en dehors des heures de bureau. En optimisant les systèmes de routage d'appel avec des fonctionnalités de messagerie vocale avancées, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et leur service client, tout en offrant une expérience téléphonique personnalisée et efficace.

Appels VoIP et SIP

La téléphonie VoIP (Voice over IP) et SIP (Session Initiation Protocol) permettent de passer des appels téléphoniques via Internet plutôt que par le réseau téléphonique traditionnel (RTC). Cela offre une meilleure flexibilité, des coûts réduits et une meilleure qualité de communication, notamment pour les appels internationaux.

Forfaits illimités et tarifs avantageux

Les systèmes de routage d'appel offrent généralement des forfaits illimités pour les appels fixes et mobiles, permettant aux entreprises de réduire leurs coûts de télécommunications. Les forfaits peuvent inclure des appels nationaux et internationaux, ainsi que des appels vers les téléphones portables. Grâce à ces offres, les entreprises peuvent bénéficier d'une grande flexibilité dans leurs communications, sans se soucier des frais supplémentaires liés aux appels. Cela leur permet d'établir des relations commerciales solides à l'échelle nationale et internationale, sans craindre une augmentation des coûts de communication. De plus, les forfaits illimités offrent une tranquillité d'esprit, car les entreprises n'ont pas à se préoccuper des limites de consommation ou des frais imprévus. En optant pour ces forfaits, les entreprises peuvent donc profiter de tarifs avantageux tout en bénéficiant d'une connectivité constante et fiable pour leurs communications professionnelles.

Transfert d'appels et renvoi d'appels

Les systèmes de routage d'appel permettent de transférer facilement les appels vers un autre poste, une ligne fixe ou mobile, ou même vers un répondeur. Le renvoi d'appels peut être automatique, en cas de non-réponse, d'occupation ou de poste éteint, ou manuel, en fonction des besoins de l'entreprise.

Gestion des appels entrants et sortants

Le système de routage d'appel permet de suivre et de gérer les appels entrants et sortants, en affichant un numéro unique pour toutes les lignes sortantes et en permettant d'automatiser les appels sortants pour des campagnes marketing ou de sondages. Il est également possible d'enregistrer des messages vocaux pour un rappel ultérieur.

Intégration avec d'autres services téléphoniques

Les systèmes de routage d'appel peuvent être intégrés avec d'autres services téléphoniques tels que le fax, le double appel, la conférence téléphonique, la messagerie unifiée, la permanence téléphonique et bien d'autres services pour améliorer la gestion globale des communications de l'entreprise.

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Districall est une application mobile innovante qui permet aux entreprises, entrepreneurs et indépendants de bénéficier d'un numéro de téléphone fixe unique pour gérer efficacement les appels entrants et sortants. Ce numéro unique, attribué selon la zone géographique (01, 02, 03, 04, 05 ou 09), est accessible depuis un téléphone mobile et peut être partagé entre plusieurs collaborateurs.

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Grâce à Districall, vous pouvez facilement distribuer les appels provenant de votre numéro unique sur le mobile de plusieurs collaborateurs, selon un ordre défini et modulable. L'application offre également la possibilité de consulter l'historique des appels, de rappeler les clients en affichant ce numéro unique et de gérer la disponibilité des collaborateurs pour répondre aux appels entrants.

Districall propose trois formules d'abonnement pour répondre aux besoins spécifiques des professionnels : Solopreneur, Pro et Pro+. Chaque formule comprend des heures de communication offertes et la possibilité d'ajouter des heures supplémentaires si nécessaire.

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Parmi les fonctionnalités clés de Districall, on retrouve :

  • Un numéro unique national pour faciliter la gestion des appels
  • Une application mobile pour chaque collaborateur, permettant de consulter l'historique des appels, de rappeler un client et de se mettre en mode disponible ou indisponible
  • Une interface web d'administration pour gérer les collaborateurs, les abonnements et d'autres paramètres
  • La possibilité de répondre aux appels entrants et de rappeler les clients avec le numéro unique affiché
  • La gestion des appels simultanés et la répartition des appels entre les collaborateurs disponibles

En somme, Districall offre une solution simple et efficace pour gérer les appels entrants et sortants de votre entreprise, tout en renforçant votre image professionnelle grâce à un numéro unique non surtaxé. L'application mobile facilite la communication entre les collaborateurs et permet de s'adapter rapidement aux besoins de l'entreprise.

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Comment choisir le système de routage d'appel qui convient le mieux à votre entreprise ?

Il existe plusieurs critères à prendre en compte lors du choix d'un système de routage d'appel adapté à votre entreprise. Tout d'abord, vous devez définir vos besoins en matière de gestion d'appels téléphoniques et de messagerie vocale. Vous devez également déterminer le nombre de postes téléphoniques nécessaires et le type de connexion internet dont vous disposez.

Ensuite, vous devez tenir compte des fonctionnalités offertes par le système de routage d'appel, telles que la gestion des appels entrants et sortants, la messagerie vocale, la VoIP, les appels simultanés, la musique d'attente, etc. Vous devez également tenir compte des coûts liés à l'installation, à la maintenance et à l'utilisation du système.

Pour choisir le système de routage d'appel le plus adapté à votre entreprise, il est essentiel de prendre en compte aussi plusieurs critères et fonctionnalités. Voici quelques éléments à considérer :

Évaluer les besoins de votre entreprise

Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de télécommunications. Prenez en compte la taille de votre entreprise, le nombre de postes téléphoniques nécessaires, la nature des appels (internes, externes, internationaux) et les fonctionnalités souhaitées (transfert d'appel, répondeur, messagerie vocale, etc.).  De plus, il est important d'examiner la nature des appels, qu'ils soient internes, externes ou internationaux, afin de déterminer les besoins en termes de connectivité et de tarification. Enfin, les fonctionnalités souhaitées, telles que le transfert d'appel, le répondeur ou la messagerie vocale, doivent également être prises en considération pour répondre aux exigences de communication de votre entreprise. Une évaluation minutieuse de ces aspects garantira que vous choisissez les solutions de télécommunications les mieux adaptées à vos besoins spécifiques.

Comparer les offres des opérateurs téléphoniques

Comparez les offres et les tarifs des différents opérateurs téléphoniques pour trouver le système de routage d'appel le plus adapté à votre entreprise. Prenez en compte les forfaits illimités, les coûts des appels fixes et mobiles et les services inclus dans chaque offre. Il existe une multitude d'options sur le marché, donc prendre en compte certains éléments clés peut vous aider à prendre une décision éclairée.

Tout d'abord, examinez les forfaits illimités proposés par chaque opérateur. Un forfait illimité peut être avantageux si votre entreprise effectue de nombreux appels sortants. Vérifiez également si les appels vers les numéros fixes et mobiles sont inclus dans le forfait ou s'ils entraînent des frais supplémentaires.

Ensuite, comparez les coûts des appels vers les numéros fixes et mobiles en dehors du forfait. Certains opérateurs peuvent facturer des tarifs préférentiels pour ces appels, ce qui peut être avantageux si vous communiquez fréquemment avec des clients ou des partenaires situés à l'extérieur de votre réseau.

N'oubliez pas de prendre en considération les services inclus dans chaque offre. Certains opérateurs peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que la messagerie vocale, l'identification de l'appelant, la redirection d'appel, etc. Évaluez vos besoins spécifiques en matière de services téléphoniques et recherchez les offres qui correspondent le mieux à ces besoins.

Choisir entre téléphonie fixe, mobile et VoIP

Selon les besoins de votre entreprise, vous devrez choisir entre un système de téléphonie fixe, mobile ou VoIP. La téléphonie VoIP (Voice over IP) est une solution de plus en plus populaire, car elle offre des coûts réduits, une meilleure qualité d'appel et une flexibilité accrue.

Tenir compte de l'évolutivité et de la flexibilité

Assurez-vous que le système de routage d'appel que vous choisissez est évolutif et flexible, afin de pouvoir s'adapter aux changements et à la croissance de votre entreprise. Recherchez des solutions qui permettent d'ajouter ou de supprimer des lignes téléphoniques et des fonctionnalités facilement et rapidement. L'évolutivité vous permettra de faire face à la difficulté de votre entreprise sans, tandis que la flexibilité vous offrira la possibilité de vous adapter aux changements et aux besoins spécifiques de votre entreprise. De cette manière, vous pourrez facilement ajuster votre système de routage d'appel en fonction de l'évolution de votre entreprise, sans avoir à faire face à des contraintes techniques ou à des délais prolongés.

Examinez les fonctionnalités supplémentaires

Explorez les fonctionnalités supplémentaires offertes par les systèmes de routage d'appel, telles que le transfert d'appel, le renvoi d'appel, la messagerie vocale, la gestion des appels entrants et sortants, l'intégration avec d'autres services téléphoniques (fax, double appel, conférence téléphonique, etc.) et la compatibilité avec les téléphones portables et les smartphones. Parmi ces fonctionnalités, on trouve le transfert d'appel, qui permet de diriger un appel vers un autre numéro ou un autre collaborateur en cas d'indisponibilité. Cela garantit que les appels importants ne sont pas manqués et que les clients sont bien pris en charge.

Le renvoi d'appel est une autre fonctionnalité pratique qui permet de rediriger automatiquement les appels vers un autre numéro, par exemple, lorsqu'un employé travaille à distance ou est temporairement indisponible. Cela permet d'assurer une continuité dans la réception des appels, même en cas de situation imprévue.

La messagerie vocale est une fonctionnalité essentielle qui permet aux appelants de laisser des messages en cas d'absence ou d'occupation. Les messages vocaux peuvent être consultés requis et les utilisateurs peuvent être notifiés par e-mail ou par message texte lorsqu'ils reçoivent de nouveaux messages.

En plus de ces fonctionnalités, les systèmes de routage d'appel offrent également la possibilité d'intégration avec d'autres services téléphoniques tels que le fax, le double appel et la conférence téléphonique. Cela permet d'améliorer la souplesse et la productivité des communications téléphoniques au sein de l'entreprise.

Enfin, il est important de noter que les systèmes de routage d'appel sont compatibles avec les téléphones portables et les smartphones, ce qui permet aux utilisateurs de gérer leurs appels et leurs fonctionnalités à distance, en déplacement, et de rester connectés avec leurs clients et leurs collègues où qu'ils se trouvent.

Sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité des appels sont cruciales pour les entreprises. Assurez-vous que le système de routage d'appel que vous choisissez offre des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le cryptage des appels, l'authentification des utilisateurs et la protection contre les écoutes téléphoniques.

Support et assistance technique

Un bon support et une assistance technique sont essentiels pour garantir le bon fonctionnement de votre système de routage d'appel. Recherchez un opérateur téléphonique qui propose une assistance technique réactive et efficace en cas de problème ou de panne.

Coûts et budget

Enfin, prenez en compte les coûts initiaux et les frais d'exploitation du système de routage d'appel que vous choisissez. Assurez-vous que le système sélectionné respecte le budget de votre entreprise et offre un bon rapport qualité-prix.

Conclusion

Le système de routage d'appel est un outil essentiel pour toute entreprise souhaitant gérer efficacement ses appels entrants et sortants. En choisissant le système de routage d'appel adapté à vos besoins, vous pouvez augmenter la productivité de votre entreprise, améliorer la satisfaction de vos clients et réduire les coûts liés à la gestion des appels téléphoniques.

Découvrez d'autres fonctionnalités avancées de votre système de routage d'appel.

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