Rediriger les appels vers une messagerie en cas d'indisponibilité

Apr 12, 2024
Rediriger les appels vers une messagerie en cas d'indisponibilité

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Districall vous fournit un numéro fixe accessible depuis votre mobile, seul ou à plusieurs
c'est parti !

La gestion des appels entrants est une tâche essentielle pour toutes les entreprises, grandes ou petites. Cependant, il peut arriver que vos collaborateurs ne soient pas disponibles pour répondre aux appels téléphoniques. Dans de tels cas, vous pouvez rediriger les appels vers une messagerie vocale afin que vos clients puissent laisser un message.

Districall: Révolutionnez votre gestion d'appels professionnels !

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Qu'est ce que Districall?

DISTRICALL est une application qui permet à une entreprise d'utiliser un numéro (01,02,03,04,05 ou 09) et de distribuer les appels provenant de ce numéro sur le mobile d’un ou de plusieurs collaborateurs par ordre défini et modulable.


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Indisponibilité des collaborateurs !

Lorsqu'il s'agit de gérer l'indisponibilité des collaborateurs, Districall propose une solution efficace pour rediriger les appels vers une messagerie vocale. Grâce à cette application mobile, les entreprises, entrepreneurs et indépendants peuvent bénéficier d'un numéro de téléphone professionnel unique (01, 02, 03, 04, 05 ou 09) pour centraliser les appels clients et les distribuer parmi les collaborateurs selon un ordre défini et modulable.

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Fonction ON/OFF

L'un des atouts majeurs de Districall est la possibilité pour chaque collaborateur de se mettre en mode ON (disponible) ou OFF (indisponible) directement depuis l'application mobile. Lorsqu'un collaborateur est indisponible, les appels peuvent être automatiquement redirigés vers une messagerie vocale, garantissant ainsi une meilleure gestion des appels entrants et une image professionnelle.

Les fonctionnalités de Districall incluent la consultation de l'historique des appels, le rappel des clients en affichant le numéro unique et la gestion quotidienne de la disponibilité des collaborateurs pour répondre aux appels entrants. De plus, l'application mobile permet de rappeler les clients via le numéro unique affiché, facilitant ainsi la communication entre les entreprises et leurs clients.

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Tout sur la messagerie vocale en 4 étapes

Activez votre messagerie vocale

La première étape consiste à activer la messagerie vocale pour votre ligne téléphonique fixe ou mobile. Pour ce faire, contactez votre opérateur de téléphonie et demandez à activer le service de messagerie vocale. Optez pour une solution de messagerie vocale adaptée à vos besoins. Cela peut être une fonctionnalité intégrée à votre système téléphonique ou une solution de messagerie vocale externe. Si vous utilisez une solution de téléphonie sur IP, vous pouvez généralement activer la messagerie vocale via l'interface web de votre système téléphonique.

messagerie vocale sur ON

Choisissez votre opérateur téléphonique et forfait adapté

Pour activer la messagerie vocale, commencez par choisir un opérateur téléphonique offrant des services de messagerie vocale, tels que Free Mobile, Bouygues Telecom? Orange ou SFR. Assurez vous que le forfait choisi inclut les options de transfert d'appels et de renvoi d'appels illimités, en fonction de vos besoins. Il est important de noter que les options disponibles peuvent varier en fonction de l'opérateur. Il est donc recommandé de consulter les détails spécifiques des forfaits proposés par votre opérateur de téléphonie mobile pour connaître les options disponibles.

Configurez votre téléphone et votre carte SIM

Insérez la carte SIM fournie par votre opérateur dans votre téléphone mobile, qu'il soit Android, iOS ou un autre type de smartphone. Suivez les instructions de configuration fournies par votre opérateur pour activer votre ligne mobile et votre numéro de téléphone. Si vous rencontrez des difficultés lors de la configuration, il est recommandé de consulter le manuel d'utilisation de votre téléphone ou de contacter le service client de votre opérateur pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Activez la messagerie vocale sur votre téléphone

Pour activer la messagerie vocale, composez le numéro ou le code fourni par votre opérateur depuis votre téléphone. Vous pouvez également activer la messagerie vocale depuis l'espace client en ligne de votre opérateur ou via une application dédiée. Une fois que vous avez activé et configuré la messagerie vocale, elle devrait être prête à être utilisée.

Paramétrez les options de transfert et de renvoi d'appels

Configurez les options de transfert d'appels et de renvoi d'appels en fonction de vos besoins. Vous pouvez choisir parmi différents types de transferts, tels que le transfert inconditionnel, le renvoi en cas de non-réponse, ou le renvoi lorsque la ligne est occupée. Assurez-vous d'activer les transferts d'appels pour les appels entrants et sortants, ainsi que pour les appels anonymes, si nécessaire.

Personnalisez votre message d'accueil et votre boîte vocale

Enregistrez un message d'accueil personnalisé pour accueillir les appelants et les inviter à laisser un message vocal en cas d'indisponibilité. Vous pouvez également configurer les options de filtrage, comme la liste noire et la liste blanche, pour gérer les appels entrants et sortants. Ces options peuvent varier en fonction du téléphone et de l'opérateur.

Gérez vos appels entrants et sortants avec la messagerie vocale

Utilisez la messagerie vocale pour gérer les appels entrants et sortants, en transférant les appels vers le bon correspondant ou en redirigeant les appels vers votre boîte vocale. Vous pouvez également effectuer des renvois d'appels et recevoir des notifications pour les appels manqués.

Suivez vos appels et messages vocaux avec l'application ou l'espace client

Accédez à votre espace client en ligne ou à l'application dédiée pour suivre l'historique de vos appels, écouter vos messages vocaux et gérer vos paramètres de messagerie vocale. Vous pouvez également consulter le statut de vos appels et effectuer des modifications aux options de transfert et de renvoi d'appels.

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2. Configurer la messagerie vocale

Une fois que vous avez activé la messagerie vocale, vous devez la configurer. Cela implique de définir le message d'accueil que vos appelants entendront avant de pouvoir laisser un message. Vous pouvez personnaliser le message en fonction de vos besoins, mais assurez-vous qu'il est clair et informatif.

Sélectionnez un opérateur téléphonique et un forfait adapté

Pour configurer la messagerie vocale, choisissez un opérateur téléphonique offrant des services de messagerie vocale, tels que Free Mobile, Bouygues Telecom ou SFR. Assurez-vous que le forfait choisi inclut les options de transfert d'appels et de renvoi d'appels, en fonction de vos besoins.

Obtenez votre numéro de téléphone et votre carte SIM

Après avoir choisi votre opérateur, obtenez votre numéro de téléphone et votre carte SIM. Assurez-vous que votre carte SIM est compatible avec votre téléphone mobile, qu'il s'agisse d'un smartphone Android, iOS ou autre.

Activez votre ligne téléphonique

Insérez la carte SIM fournie par votre opérateur dans votre téléphone mobile et suivez les instructions pour activer votre ligne téléphonique. Une fois la ligne activée, votre téléphone devrait se connecter au réseau de l'opérateur et afficher les informations de réseau (tels que le nom de l'opérateur et le niveau de signal).Vous devriez également être en mesure de passer des appels et d'envoyer des messages. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'activation de votre ligne téléphonique, il est recommandé de contacter le service client de votre opérateur. Ils pourront vous guider tout au long du processus et résoudre tout problème éventuel.

Connectez-vous à votre espace client

Rendez-vous sur le site Web de votre opérateur ou téléchargez l'application dédiée pour accéder à votre espace client. Connectez-vous en utilisant vos identifiants pour gérer vos options de messagerie vocale et de transfert d'appels. N'oubliez pas de consulter les conditions du forfait de votre opérateur pour connaître les limites d'utilisation, les tarifs et les options supplémentaires disponibles.

Activez et configurez la messagerie vocale

Une fois connecté à votre espace client, activez la messagerie vocale et configurez les options de transfert d'appels et de renvoi d'appels selon vos besoins. Vous pouvez choisir différents types de transferts, tels que le transfert inconditionnel, le renvoi en cas de non-réponse ou le renvoi lorsque la ligne est occupée.

Personnalisez votre message d'accueil

Enregistrez un message d'accueil personnalisé pour accueillir les appelants et les inviter à laisser un message vocal en cas d'indisponibilité. Vous pouvez également configurer les options de filtrage, comme la liste noire et la liste blanche, pour gérer les appels entrants et sortants. Ces options peuvent varier en fonction du téléphone et de l'opérateur.

Configurez les notifications pour les appels manqués et les messages vocaux

Dans votre espace client ou l'application dédiée, activez les notifications pour les appels manqués et les messages vocaux afin d'être informé en temps réel des appels entrants et de pouvoir les gérer efficacement.

Maîtrisez les fonctionnalités avancées de votre messagerie vocale

Exploitez les fonctionnalités avancées de votre messagerie vocale, telles que le double appel, le renvoi systématique ou le filtrage des appels anonymes, pour améliorer la gestion de vos appels et répondre au mieux à vos besoins, puis configurez-les selon vos préférences.

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3. Activer le renvoi d'appels

Renvoi d'appel

Maintenant que votre messagerie vocale est configurée, vous devez activer le renvoi d'appels vers la messagerie vocale. Cela permettra à vos appelants d'être redirigés vers la messagerie vocale lorsque vos collaborateurs sont indisponibles. Pour activer le renvoi d'appels, composez le code suivant sur votre téléphone : 21[numéro de votre messagerie vocale]#.

Comprendre le concept de renvoi d'appels

Le renvoi d'appels est un service téléphonique qui permet de transférer automatiquement les appels entrants vers un autre numéro de téléphone, que ce soit un téléphone fixe, mobile ou même un répondeur. Ce service est utile pour ne manquer aucun appel important et gérer efficacement vos appels entrants. Il est important de noter que des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour l'utilisation du renvoi d'appels, selon votre opérateur et votre forfait. Assurez-vous de vérifier les conditions tarifaires et les limitations auprès de votre opérateur avant d'activer le renvoi d'appels.

Choisir le type de renvoi d'appels adapté

Il existe plusieurs types de renvoi d'appels, tels que le renvoi inconditionnel, le renvoi en cas de non-réponse, et le renvoi lorsque la ligne est occupée. Chacun de ces types de renvois répond à des besoins spécifiques et peut être configuré selon vos préférences.

Accédez à votre espace client ou à l'application dédiée

Pour activer le renvoi d'appels, connectez-vous à votre espace client en ligne ou à l'application de votre opérateur mobile. Vous pouvez généralement y accéder en saisissant vos identifiants de connexion.

Naviguez jusqu'aux paramètres d'appel

Une fois connecté, recherchez les paramètres d'appel dans votre espace client ou l'application. Cette section vous permettra de gérer le renvoi d'appels ainsi que d'autres options liées à la gestion des appels. N'oubliez pas de consulter les conditions du forfait de votre opérateur pour connaître les limites d'utilisation, les tarifs et les options supplémentaires disponibles.

Activez le renvoi d'appels et choisissez le type de renvoi

Dans les paramètres d'appel, activez l'option de renvoi d'appels et choisissez le type de renvoi qui convient le mieux à vos besoins. Saisissez le numéro de téléphone vers lequel vous souhaitez transférer vos appels et validez votre choix.

Modifier les paramètres de renvoi d'appels

Si vous souhaitez modifier les paramètres de renvoi d'appels, tels que le numéro vers lequel les appels sont renvoyés ou le type de renvoi, accédez à nouveau à votre espace client ou à l'application et apportez les modifications souhaitées.

Désactiver le renvoi d'appels

Pour désactiver le renvoi d'appels, rendez-vous dans les paramètres d'appel de votre espace client ou de l'application et décochez l'option de renvoi d'appels. Vous pouvez réactiver ce service à tout moment en suivant les étapes précédentes.

Utiliser des services complémentaires

Associez le renvoi d'appels à d'autres services téléphoniques, tels que le double appel, le filtrage d'appels ou la messagerie vocale, pour améliorer la gestion de vos appels entrants et sortants. N'oubliez pas de consulter les conditions du forfait de votre opérateur pour connaître les limites d'utilisation, les tarifs et les options supplémentaires disponibles.

Gérer les appels en fonction de votre disponibilité

Adaptez les paramètres de renvoi d'appels en fonction de votre disponibilité et de vos besoins. Par exemple, vous pouvez configurer un renvoi automatique vers votre répondeur lorsque vous êtes en rendez-vous ou réunion.

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4. Désactiver le renvoi d'appels

Désactivation renvoi d'apel

Si vous souhaitez désactiver le renvoi d'appels vers la messagerie vocale, composez le code suivant sur votre téléphone : #21#.

Reprendre la réception des appels entrants

Désactiver le renvoi d'appels vous permet de reprendre la réception des appels entrants sur votre téléphone. Ceci est particulièrement utile lorsque vous êtes de nouveau disponible pour répondre à vos appels après une période d'absence ou d'injoignabilité.

Économiser sur les coûts de transfert d'appels

Certaines offres téléphoniques facturent les transferts d'appels, notamment vers des numéros mobiles ou internationaux. Désactiver le renvoi d'appels permet d'éviter ces coûts additionnels lorsque vous n'en avez plus besoin.

Comment désactiver le renvoi d'appels ?

Connectez-vous à votre espace client en ligne ou à l'application de votre opérateur mobile pour gérer le renvoi d'appels. Vous aurez besoin de vos identifiants de connexion pour accéder à ces services.

Une fois connecté, recherchez les paramètres d'appel dans votre espace client ou l'application. Vous y trouverez les options liées au renvoi d'appels et à d'autres services téléphoniques.

Dans les paramètres d'appel, décochez l'option de renvoi d'appels pour désactiver cette fonctionnalité. Vous pouvez également saisir un code spécifique sur le clavier de votre téléphone pour désactiver le renvoi d'appels, selon votre opérateur.

Personnaliser la désactivation du renvoi d'appels

Selon vos besoins, vous pouvez choisir de désactiver uniquement certains types de renvoi d'appels, tels que le renvoi en cas de non-réponse ou lorsque la ligne est occupée, tout en conservant d'autres renvois actifs.

Certains opérateurs et applications permettent de programmer la désactivation du renvoi d'appels à une date et heure précises. Cette fonctionnalité est pratique pour gérer automatiquement la disponibilité de votre ligne téléphonique en fonction de votre emploi du temps.

Astuces pour gérer le renvoi d'appels efficacement

En plus du renvoi d'appels, explorez d'autres services téléphoniques tels que le filtrage d'appels, la messagerie vocale ou le double appel pour optimiser la gestion de vos appels entrants et sortants.

Ajustez les paramètres de renvoi d'appels en fonction de votre disponibilité et de vos besoins. Par exemple, vous pouvez configurer un renvoi automatique vers votre répondeur lorsque vous êtes en réunion et le désactiver une fois la réunion terminée.

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Les avantages de la messagerie vocale

La messagerie vocale présente plusieurs avantages pour les entreprises. Voici les principaux avantages :

Ne manquez jamais un appel important

La messagerie vocale permet à vos clients de laisser un message vocal lorsqu'ils ne peuvent pas vous joindre. Vous pouvez ainsi écouter les messages et rappeler les clients qui ont laissé un message important. Elle est accessibilité24h/24 et 7j/7, vous pouvez ainsi recevoir les messages à tout moment et y répondre en conséquence et elle peut conserver des messages importants

Gagnez du temps

Au lieu de passer des heures à répondre aux appels, vous pouvez simplement rediriger les appels vers une messagerie vocale et écouter les messages ultérieurement. Cela vous permet de gérer vos appels de manière plus efficace, en vous permettant de communiquer de manière asynchrone, de prioriser les appels et de consacrer votre temps aux tâches les plus importantes. Cela vous aide à gagner du temps et à être plus productif dans vos activités quotidiennes.

Une solution adaptée à tous les types de téléphones et d'appels

La messagerie vocale est une solution polyvalente qui s'adapte à tous les types de téléphones, qu'il s'agisse de téléphones fixes, mobiles, ou de téléphonie sur IP (VoIP). Elle permet de gérer les appels entrants de manière efficace, que vous utilisiez une ligne fixe, un téléphone mobile, ou même un smartphone Android ou iOS.

Transfert d'appels et renvoi d'appels simplifiés

Le transfert d'appels et le renvoi d'appels sont des fonctionnalités clés de la messagerie vocale. Vous pouvez facilement transférer les appels vers un autre numéro, que ce soit un numéro de téléphone fixe ou mobile, en cas d'indisponibilité de vos collaborateurs. L'activation et la désactivation du transfert d'appels se font simplement en composant un code sur votre téléphone, vous offrant ainsi une gestion flexible des appels entrants.

Boîte vocale personnalisée et redirection des appels

La messagerie vocale vous permet de personnaliser votre message d'accueil et de rediriger les appels vers votre boîte vocale. Les appelants seront accueillis par un message informatif et pourront laisser un message vocal, améliorant ainsi l'expérience client. En cas de ligne occupée ou d'injoignabilité, les appels entrants seront automatiquement redirigés vers la messagerie vocale.

Gestion des appels entrants et filtrage des appels

La messagerie vocale offre une gestion avancée des appels entrants, en permettant de filtrer les appels en fonction de leur importance ou de leur urgence. Vous pouvez ainsi mettre en place une liste noire pour bloquer les appels indésirables, ou créer une liste blanche pour les appels prioritaires. Le filtrage des appels vous aide à gérer efficacement les appels entrants et à prioriser les plus importants.

Applications et espace client pour un suivi facilité

De nombreuses applications pour smartphone et tablette, ainsi que des espaces clients en ligne, sont disponibles pour vous aider à gérer votre messagerie vocale. Vous pouvez ainsi suivre le statut des appels entrants, écouter les messages vocaux et configurer les paramètres de votre messagerie vocale à partir d'un seul et même endroit.

Gestion des appels sortants et des appels anonymes

En plus des appels entrants, la messagerie vocale permet également de gérer les appels sortants, y compris les appels anonymes. Vous pouvez ainsi vérifier les appels émis, recevoir des notifications pour les appels manqués et même effectuer des transferts d'appels entre différents postes d'appel. Vous également bloquer les appels anonymes, certains téléphones ou applications de gestion d'appels offrent la possibilité de bloquer les appels anonymes. Vous pouvez activer cette fonctionnalité pour empêcher les appels provenant de numéros masqués d'atteindre votre téléphone. Consultez les paramètres de votre téléphone ou recherchez des applications tierces qui offrent cette fonctionnalité de blocage d'appels anonymes. Il est préférable d'utiliser ces options de gestion des appels anonymes avec discernement et de garder à l'esprit qu'il peut y avoir des exceptions légitimes à bloquer tous les appels anonymes.

Service de transfert et standard téléphonique intégré

La messagerie vocale offre un service de transfert d'appels intégré, agissant comme un standard téléphonique pour votre entreprise. Cette fonctionnalité permet de transférer les appels entrants vers le bon correspondant, en fonction de la disponibilité ou de l'expertise des collaborateurs.

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